Musik an der Martin-Luther-Kirche - Prospero Hilfesystem - Bedienungsanleitungen


Wilfried Hanisch

Bedienungsanleitungen

Anlegen und Ändern von Datensätzen

Inhaltsverzeichnis


1 Voraussetzungen

Die Bearbeitung der Datensätze ist nur Benutzern möglich, denen die erforderliche Berechtigung gegeben wurde. Der Benutzer muss also mindestens die Berechtigung "EDITOR" für Texte oder "EDITOR+" für Medien haben.

In Einzelfällen kann ein Benutzer diese Berechtigung auch für einen konkreten Datensatz erhalten ohne die allgemeine Berechtigung zu haben. Eine solche Berechtigung kann durch den Administrator oder dem Eigentümer des Datensatzes erreicht werden.

2 Zugang zu den Datensätzen

Der Zugang zu den zu bearbeitenden Datensätzen erfolgt über das Submenü "Inhalte bearbeiten". Es wird geöffnet, wenn auf die entsprechende Schaltfläche geklickt wird. Durch abermaliges Anklicken wird es wieder geschlossen.

Über die einzelnen Items dieses Submenüs wird die Datensatzklasse gewählt. Man gelangt zu einer Liste der vorhandenen Datensätze. Die Gestaltung der Liste hängt von der Datensatzklasse ab. Je nach den vorliegenden Berechtigungen des Nutzers enthalten diese Listen Verknüpfungen zur Bearbeitung.

Ist der Nutzer zum Neuanlegen berechtigt, kann er über den Link "Neuen Datensatz anlegen" (Text variiert) einen solchen anlegen. Er wird auf das entsprechende Formular geleitet.

Zur Bearbeitung bereits vorhandener Datensätze sind die entsprechenden Verknüpfungen vorhanden, wenn die entsprechende Berechtigung vorliegt. Wenn etwa auf die Verknüpfung "bearbeiten" geklickt wird, erscheint das Formular mit dem entsprechend voreingestellten Inhalt.

3 Reservierung von Datensätzen zur Vermeidung von Bearbeitungskonflikten

Wenn ein Datensatz von mehreren Benutzern bearbeitet werden darf, besteht die Möglichkeit eines Bearbeitungskonfliktes. Der typische Ablauf wäre wie folgt:

  1. Ein Benutzer, nennen wir ihn „Dieser”, beginnt mit der Bearbeitung eines Datensatzes.
  2. Ein anderer Benutzer, namens "Jener", beginnt mit der Bearbeitung desselben Datensatzes.
  3. "Dieser" beendet die Bearbeitung mit "Absenden". Seine Änderungen werden gespeichert.
  4. "Jener" beendet die Bearbeitung mit "Absenden". Er überschreibt damit die Änderungen von "Dieser".

Um das zu vermeiden wird sobald "Dieser" mit der Bearbeitung beginnen will, geprüft, ob der Datensatz verfügbar ist. Da "Dieser" der erste war, ist der Datensatz verfügbar und wird für ihn reserviert. Er kann also mit der Bearbeitung beginnen.

Wenn jetzt "Jener" die Bearbeitung beginnen will, wird die Bearbeitung verweigert und angezeigt, dass der Datensatz durch "Dieser" reserviert ist. Er muss also warten, bis "Dieser" die Bearbeitung beendet. Das geschieht durch die Schaltflächen "Absenden" oder "Abbrechen". Dadurch wird die Reservierung aufgehoben.

Um sicherzustellen, dass die Bearbeitung nicht über andere Wege verlassen wird, ist während der Bearbeitung kein Menü verfügbar.

4 Die Formulare

Alle erforderlichen Informationen über einen Datensatz werden über die Formulare eingegeben. Sie enthalten die entsprechenden Eingabemöglichkeiten, die entsprechend den Eigenschaften des betreffenden Parameters gestaltet sind.

Einzelne der entsprechenden Eingabefelder sind nur bei entsprechender Berechtigung veränderbar.

Felder, die in den Formularen mit doppelten Ausrufungszeichen gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

Sobald man mit der Maus über ein Feld geht wird ein kurzer Hilfetext angezeigt.

Die Formulare sind dreigeteilt.

Parameter
Der obere Teil enthält die Eingaben für einzelne Parameter.
Aktionen
Im mittleren Teil des Formulares befinden sich die Schaltflächen "Vorschau", "Absenden" und "Abbrechen"
Vorschau
Diese Schaltfläche bewirkt die Übertragung des Formularinhaltes auf den Server, wo er auf seine Korrektheit überprüft wird. Treten Fehler auf, werden entsprechende Fehlermeldungen generiert. In einzelnen Fällen werden falsch ausgefüllte Felder schon vorher erkannt. Auch wenn die Vorschau erfolgreich war, bewirkt sie aber kein Abspeichern des Inhaltes.
Absenden
Diese Schaltfläche bewirkt die Übertragung des Formularinhaltes auf den Server, wo er abgespeichert wird. Grundsätzlich ist dies nur unmittelbar nach einer erfolgreichen Vorschau möglich. Sobald das Formular an irgendeiner Stelle geändert wurde, ist dies Schaltfläche gesperrt und wird erst durch eine neue Vorschau wieder aktiviert. Durch das Absenden wird die Reservierung des Datensatzes zurückgegeben.
Abbrechen
Wenn das Formular nicht bearbeitet werden soll, etwa weil es irrtümlich aufgerufen wurde, kann es durch diese Schaltfläche verlassen werden. Zur Sicherheit fragt das System nach, ob "wirklich" abgebrochen werden soll. Durch das Absenden wird die Reservierung des Datensatzes zurückgegeben. Es ist also sinnvoll zum Abbrechen diese Funktion zu nutzen und nicht etwa das Formular über die allgemeine Navigation zu verlassen, da sonst die Reservierung bestehen bleibt und der Datensatz erst nach einer längeren Wartezeit freigegeben wird.

Textbereich
Im unteren Bereich des Formulars befinden sich ein oder auch mehrere Felder für größere Texteingaben und ein Bereich zur Unterstützung von speziellen Texteingaben zur Textformatierung und für Zeichen, die auf der Tastatur nicht zu finden sind.

5 Besonderheiten einzelner Datensatzklassen

5.1 Besonderheiten bei Doppelten Datensätzen






Diese Datensätze (Texte und Medien) existieren in zwei Erscheinungsformen: Als interimistische Zwischenform oder als publizierte Form. Jede Bearbeitung erfolgt an der interimistischen Form. Wird versucht, einen bereits publizierten Datensatz zu bearbeiten wird automatisch auf die interimistische Version umgeleitet, die unter Umständen dazu erst wieder angelegt wird, was natürlich auch automatisch erfolgt.

Wenn der Bearbeiter glaubt, dass der Datensatz zur Veröffentlichung geeignet ist, kann er ihn durch eine Verknüpfung "Als fertig kennzeichnen". Dass ist das Signal, dass ein zur Prüfung Berechtigter den Datensatz prüft und gegebenenfalls freischaltet.

Die Fertigmeldung wird durch einen neuen Aufruf zur Bearbeitung wieder zurückgenommen.

Zur Prüfung als fertig gekennzeichneter Datensätze ist mindestens die Berechtigung "REDAKTEUR" erforderlich. Die Freigabe erfolgt durch die Verknüpfung "Freigeben". Wird der Datensatz als nicht freigabefähig angesehen, kann der Prüfer ihn selbst weiter bearbeiten oder durch die Verknüpfung "Nicht freigeben" die Freigabe abgelehnt werden. In diesem Fall wird der Status auf UNDERWORK (In Arbeit) zurückgesetzt. Der Prüfer sollte den/die betreffenden Bearbeiter informieren.

Interimistische, also noch nicht freigegebene, Datensätze werden in den Listen durch einen anders farbigen Hintergrund gekennzeichnet. Sie sind nur den Nutzern sichtbar, die an ihnen irgendwelche Aktionen durchführen dürfen.

Eine weitere Besonderheit Doppelter Datensätze ist die Klassifikation als Öffentlich oder Intern. Wird ein Datensatz neu angelegt ist Intern voreingestellt. Das bedeutet, er ist nur Benutzern zugänglich, die als Mitglied einer der ausgewählten Domänen eingetragen sind. Diese Domänenauswahl erfolgt über das Formular. Wird keine Domäne ausgewählt, wird eine Warnung ausgegeben und die Domäne eingetragen unter der die Bearbeitung erfolgt.

Wird auf "Öffentlich" umgeschaltet, ist der Datensatz allen Besuchern des Webauftrittes zugänglich. Die Auswahl einer Adressatendomäne ist dann nicht erforderlich.


6 Zusammenfassung der Aktionen




6.1 Rechte

Um einen Datensatz neu anzulegen oder zu bearbeiten benötigen Sie die erforderlichen Rechte. Die Erfordernisse hängen von der Datensatzklasse ab.

6.2 Auswahl eines Datensatzes

Über die Schaltfläche "Inhalte bearbeiten" können Sie die Datensatzklasse auswählen. Es erscheint eine Liste der vorhandenen Datensätze. Über entsprechende Verknüpfungen können Sie einen Datensatz neu anlegen, oder einen vorhandenen Datensatz zur Bearbeitung auswählen. Sie erhalten din Formular für diesen Datensatz.

6.3 Reservierung

Der Datensatz wird dadurch exklusiv für Sie reserviert. Er kann solange die Reservierung besteht, nicht von anderen bearbeitet werden. Damit sind Bearbeitungskonflikte ausgeschlossen.

6.4 Bearbeitung

Durch die Formulareingaben können Sie im Rahmen Ihrer Berechtigungen den Datensatz ändern. Dabei können sie durch den "Vorschau" die formale Korrektheit überprüfen. Durch die Vorschau wird noch keine Änderung vorgenommen.

6.5 Abschluß der Bearbeitung

Die Bearbeitung des Datensatzes wird durch "Absenden" abgeschlossen. Dies ist nur unmittelbar nach einer erfolgreichen Vorschau möglich. Damit soll das Abspeichern offensichtlich fehlerbehafteter Datensätze vermieden werden. Der Datensatz wird dadurch in der Datenbank abgelegt bzw. geändert. Die Reservierung wird aufgehoben. Andere Berechtigte können also die Bearbeitung fortsetzen.

Wird statt "Absenden" die Schaltfläche "Abbrechen" betätigt, wird nach Rückfrage die Bearbeitung ohne Änderung abgebrochen und die Reservierung aufgehoben.

6.6 Fertigmeldung

Bei doppelten Datensätzen (Artikel, Textbausteine, Medien, Warenbeschreibungen) sollte der Bearbeiter den Datensatz als "READY" (fertig) kennzeichnen.

6.7 Prüfen

Ein zur Prüfung Berechtigter kann die Prüfung vornehmen und entweder durch die entsprechende Verknüpfung freigeben oder durch die Verknüpfung "nicht freigeben" in den Zustand "UNDERWORK" (In Arbeit) zurückstellen.

7 Weitere Hilfeseiten


  1. Hilfeindex
  2. Datensatzklassen
  3. Bedienungsanleitungen/Anlegen und Ändern von Datensätzen
  4. Bearbeitung von Textfeldern/Eine Anleitung
  5. Der Builletin Board Code (BB-Code)
  6. Benutzer und Rechte